Tip voor een goede stuitingsbrief!

Als ondernemer heeft u er vast weleens mee te maken: u heeft een geruime tijd openstaande vordering maar u weet nog niet of u pogingen gaat doen om deze in een procedure te incasseren.

De valkuil die hier op de loer ligt is dat de vordering zo lang blijft liggen dat deze uiteindelijk niet meer geïncasseerd kan worden omdat deze inmiddels is verjaard. Meestal is dat het geval na 5 jaar.

Hèt middel om verjaring van uw vordering te voorkomen is het versturen van een zogenoemde stuitingsbrief aan uw debiteur. Artikel 3:317 lid 1 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de verjaring van een vordering kan worden gestuit door een schriftelijke aanmaning of door een schriftelijke mededeling waarin de schuldeiser zich ondubbelzinnig zijn recht op nakoming voorbehoudt. Door deze stuiting begint een nieuwe verjaringstermijn te lopen en heeft u dus langer de tijd om uw vordering alsnog te incasseren.

In een recent arrest van 18 september 2015 (ECLI:NL:HR:2015:2741) heeft de Hoge Raad nog eens op een rijtje gezet aan welke vereisten een schriftelijke mededeling moet voldoen om te worden aangemerkt als stuitingsbrief in de zin van art. 3:317 BW. Al in eerdere rechtspraak oordeelde de Hoge Raad dat het bij zo’n schriftelijke mededeling moet gaan om een voldoende duidelijke waarschuwing aan de schuldenaar dat hij er ook na het verstrijken van de verjaringstermijn rekening mee moet houden dat hij de beschikking houdt over zijn gegevens en bewijsmateriaal, opdat hij zich tegen een dan mogelijkerwijs alsnog door de schuldeiser ingestelde vordering behoorlijk kan verweren. Bij de beoordeling of de mededeling aan de in art. 3:317 lid 1 BW gestelde eisen voldoet, dient volgens de Hoge Raad niet alleen te worden gelet op de formulering daarvan, maar ook op de context waarin de mededeling wordt gedaan en op de overige omstandigheden van het geval. Bij deze beoordeling kan onder omstandigheden mede betekenis toekomen aan de verdere correspondentie tussen partijen, aldus de Hoge Raad.

U ziet: bij onduidelijkheid over de formulering van de stuitingsmededeling komt het aan op beoordeling van de context en de omstandigheden van het geval. Uiteraard wilt u het daar niet op aan laten komen!

Wij adviseren ondernemers dan ook in sommaties, aanmaningen of andere correspondentie met een debiteur over een vordering standaard aan het eind van de brief de volgende tekst op te nemen: “Deze brief is uitdrukkelijk bedoeld om te verhinderen dat voornoemde vordering(en) getroffen zouden worden door verjaring en dient dan ook uitdrukkelijk ter stuiting van de verjaring ex art. 3:317 lid 1 BW.”.

Hiermee staat ondubbelzinnig vast dat u de verjaring hebt gestuit. Wel zo duidelijk!

Wilt u meer informatie over het incasseren van een openstaande vordering? Neemt u dan contact op met Arie Johan van de Graaf.